Privacybeleid Stichting Leerkansen Zeist

Met ingang van 25 mei 2018 zijn nieuwe, Europese regels voor de privacy: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Omdat de Stichting Leerkansen Zeist persoonsgegevens verwerkt, heeft de Stichting het onderstaande privacybeleid ontwikkeld. Het bestuur van de stichting is verantwoordelijk voor de implementatie en handhaving van het privacybeleid.

1. Doelstelling en werkwijze

Het doel van de Stichting Leerkansen Zeist (SLZ) is het bieden van financiële ondersteuning bij de schoolloopbaan van kinderen, van wie de ouders een laag inkomen hebben.  De stichting krijgt hiervoor jaarlijks subsidie van de gemeente Zeist. De gegevens die SLZ van aanvragers vraagt, worden uitsluitend voor dit doel gebruikt. Met het aanvragen van een vergoeding voor hulpmiddelen of activiteiten t.b.v. de school – middels het aanvraagformulier – geven de ouders aan de Stichting Leerkansen Zeist toestemming om de ingevulde persoonsgegevens te gebruiken.

De gegevens op het aanvraagformulier worden verstrekt door de aanvragende ouder(s)/verzorger(s), desgewenst met hulp van een genoemde school of hulpverleningsorganisatie.

Als het bedrag van de aanvrager lager is dan €100 wordt gevraagd de inkomensgegevens in te vullen op het aanvraagformulier. Indien de aanvrager voldoet aan de voorwaarden en het inkomen niet hoger is dan 130 % van de bijstandsnorm, zal het benodigde bedrag overgemaakt worden aan de school.

Indien het aangevraagde bedrag € 100 of hoger is, krijgen de ouders de vraag om samen met een externe adviseur te checken of het inkomen niet hoger is dan 130 % van de bijstandsnorm.  Als dat zo is, geeft de adviseur een akkoord aan de administrateur van de Stichting, waarna door de penningmeester het bedrag naar de school wordt overgemaakt.

De persoonsgegevens worden dus alleen gebruikt voor het contact met de school. De persoons- en inkomensgegevens worden alleen gebruikt door de externe adviseur en de Stichting Leerkansen. De persoonsgegevens worden niet met andere derden gedeeld.

1. Om welke gegevens gaat het

We vragen aan de aanvrager alleen de gegevens die strikt nodig zijn voor het kunnen toekennen van een vergoeding. In het aanvraagformulier gaat het om:

  • Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres van de aanvragende ouder
  • Naam, adres, geboortedatum van het kind
  • Het bedrag van de aanvraag
  • Het doel waarvoor de aanvraag is bestemd (bv hulpmiddelen, activiteiten)
  • Gegevens van de school van het kind: Naam, adres, onderwijstype, leerjaar en contactpersoon
  • Het maandelijks netto-inkomen

Als het aangevraagde bedrag €100 of hoger is, krijgt de aanvrager het verzoek om contact op te nemen met een adviseur, die werkzaam is bij een van de instellingen in Zeist, die samen met de ouder nagaat of het inkomen aan de norm voldoet en welke eventuele andere voorzieningen er zijn waarvan hij/zij gebruik kan maken. De adviseur geeft alleen de noodzakelijke gegevens, die de aanvrager verstrekt, door aan de Stichting Leerkansen Zeist.

Van de ontvangst van het aanvraagformulier en van elk – positief of negatief – besluit ontvangt de aanvrager bericht.

NB. Het verstrekken van de juiste informatie (zie bovenstaande inkomensgegevens) is voorwaarde om te worden ingeschreven en voor de voortgang van de procedure.

2. Bewaren, inzage en verwijdering van gegevens

De persoonsgegevens worden alleen bewaard door de Stichting Leerkansen Zeist. Zowel de school als de adviseur bewaren geen persoonsgegevens die in het kader van de aanvragen zijn verstrekt.

De aanvrager kan schriftelijk of via een e-mail vragen om inzage in of verwijdering van de bovengenoemde gegevens.
Na het verzoek tot inzage of verwijdering, wordt dit – buiten de schoolvakanties – binnen 10 werkdagen geëffectueerd.

Na afronding van de aanvraag worden de gegevens maximaal 10 jaar bewaard.

3. Samenwerking met derden

In het kader van de verwerking van persoonsgegevens werkt de Stichting alleen samen met de scholen voor PO, VO en MBO’s en met adviseurs, die in dienst zijn van maatschappelijke instellingen in Zeist.

3.1 Scholen

Medewerkers van de stichting (schoolcontactpersonen) checken bij de school van het kind de volgende gegevens:

  • Gaat het om een leerling van deze school?
  • Kloppen de aangevraagde bedragen?
  • Wat kan de school zelf bijdragen (fonds o.i.d.)
  • Is het een reëel verzoek volgens de school?
  • (In het PO:) worden er in het betreffende jaar nog andere bedragen aan de ouders gevraagd waarvoor wellicht ook een bijdrage nodig kan zijn.

Per school is een contactpersoon aangewezen, met wie SLZ het bovenstaande bespreekt. Als een aanvraag wordt toegekend, krijgt de contactpersoon van de school daarvan bericht. Deze geeft aan de administrateur of penningmeester van de school door dat het bedrag voor de betreffende leerling door SLZ zal worden overgemaakt. SLZ maakt het bedrag alleen over aan de scholen en niet aan een derde partij. Met de scholen wordt de afspraak gemaakt dat de contactpersoon en de administrateur/ penningmeester niet aan derden doorgeven voor welke leerlingen hulpmiddelen of activiteiten door SLZ worden betaald.

3.2 Adviseurs

De Stichting Leerkansen Zeist heeft met de volgende maatschappelijke instellingen de afspraak gemaakt dat een van hun professionele medewerkers fungeert als adviseur voor SLZ. Het gaat om de volgende instellingen:

  • Wijkinloophuis Kerckebosch
  • Wijkinloophuis Centrum
  • Wijkinloophuis Zeist-West
  • Wijkinloophuis Vollenhove 1095
  • Wijkinloophuis Lindenhuis
  • Bureau Sociaal Raadslieden
  • Humanitas Heuvelrug
  • Vluchtelingenwerk Midden-Nederland
  • Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist

De adviseur ontvangt van SLZ een inkomenstoetsformulier. Hij/zij checkt in een gesprek met de aanvrager of het inkomen niet hoger is dan het normbedrag en gaat desgewenst met de aanvrager na of er andere hulp nodig is om de schoolloopbaan van het kind goed te laten verlopen.

De adviseur geeft per e-mail aan de administrateur van SLZ door of het inkomen van de aanvrager aan de voorwaarden voldoet.Met de adviseur en diens instelling wordt de afspraak gemaakt dat de in het gesprek verkregen gegevens van de aanvrager niet worden bewaard en niet worden gedeeld met derden.

4. Informatie en bewustwording

4.1 Informeren van de medewerkers van SLZ.

Het bestuur informeert alle medewerkers over de aanscherping van de regelgeving betreffende privacy en verwijst naar de AVG die per 25 mei rechtsgeldig is.
Alle medewerkers zijn geïnformeerd over de nieuwe privacy-rechten.
Medewerkers zijn: bestuursleden, schoolcontactpersonen, administrateur, adviseurs.

4.2 Informeren aanvragers

Het bestuur informeert aanvragers via de website, folders die op diverse plaatsen worden verspreid en via het aanvraagformulier.

4.3

Scholen en adviseurs worden geïnformeerd via een Nieuwsbrief en in het reguliere overleg.

5. Verwerking en opslag van de gegevens; beveiliging van gegevens

Bij de Stichting Leerkansen Zeist worden de gegevens opgeslagen in een database onder beheer van de administrateur van de Stichting. De administrateur en het bestuur hebben toegang tot de database. Alleen de administrateur en zijn/haar vervanger kunnen wijzigingen aanbrengen in het systeem. De database is beveiligd met een wachtwoord en alleen off-line ter raadpleging toegankelijk via een met een wachtwoord beveiligde digitale omgeving.

De Stichting heeft een eigen e-mailadres, dat wordt beheerd door de administrateur van de Stichting. Nadat de gegevens uit de aanvraag- en inkomenstoetsformulieren zijn ingevuld in de database, worden de e-mails na de verwerking verwijderd uit het bestand van de administrateur.

De Stichting heeft maatregelen genomen om te voorkomen dat onbevoegden persoonsgegevens kunnen inzien d.m.v. het toekennen van toegangscodes en een anti-hack programma.

6. Datalekken

Alle betrokkenen zijn geïnformeerd over de handelwijze in geval van een datalek. Als er op enigerlei wijze persoonsgegevens (b.v. verlies van fysieke formulieren of hacks van e-mail of database), die verkregen zijn door SLZ in handen van onbevoegden (kunnen) terechtkomen, zal degene die dit constateert direct contact opnemen met het bestuur van de Stichting. De voorzitter van het bestuur informeert binnen 72 uur de Autoriteit Persoonsgegevens.

Privacybeleid: vastgesteld door bestuur op 18 december 2022